Dalamkamus Besar Bahasa Indonesia (2005:711) dijelaskan bahwa "pemanfaatan diambil dari kata dasar manfaat yang artinya guna, faedah, kemudian mendapat imbuhan pe-an yang berati proses, cara dan perbuatan memanfaatkan". Dengan demikian pemanfaatan dapat diartikan suatu proses atau cara dalam memanfaatkan berbagai jenis pelayanan perpustakaan. padapasal 3 undang - undang no. 43 tahun 2009 antara lain dirumuskan bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, (b) Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya. • PENUTUP. FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN ISU STRATEGIS NASIONAL • JUDUL: - Judul diharapkan dapat mencerminkan SITUASI PROBLEMATIK ditingkat Nasional yang AKTUAL dan masuk dalam Program Kerja Kabinet sekarang yang sedang berjalan. 2 Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat, agar petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan 3. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, menimbulkan pemborosan 4. Pengawasan juga dpat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan pemborosan. c. Asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi Masalahpada NOKIA C2-03 dan cara mengatasinya mudah2an trit ini bisa membantu agan-agan semua :ilovekaskus Belum lama ini, tepatnya pada tahun 2011 nokia meluncurkan produk baru dengan desain slide dan resistive touchScreen yang tarlihat anggun da mewah, yakni NOKIAC2-03. Ponsel ini sangat menawan, dengan fitur yang lengkap dan dibandrol dengan harga yang begitu miring sehingga dapat menarik bany 8EKYw6. Tentunya dalam mengelola kearsipan tidak akan terlepas dari masalah-masalah kearsipan Dengan semakin kompleksnya arsip yang ditangani juga akan berdampak terhadap bertambahnya kendala yang dihadapi oleh unit atau bagian yang menangani arsip pada sebuah organisasi atau kantor. Di Indonesia, secara umum Manajemen Kearsipan masih dipandang sebagai sebuah pekerjaan yang remeh-temeh. Pandangan inilah yang terkadang membawa kehancuran sebuah organisasi atau kantor. Jadi, kehancuran sebuah organisasi atau kantor tidak semata-mata disebabkan oleh faktor eksternal, melainkan juga internal organisasi. Manajemen Kearsipan yang buruk akan membawa dampak pada buruknya Sistem Informasi Manajemen yang dijalankan. Sehingga dengan demikian, akan terjadi banyak kesimpangsiuran informasi dan saling tumpang tindih dalam organisasi. Perlu digarisbawahi bahwa hal ini tidak membantu sebuah organisasi berkembang, melainkan membenamkan pada keruwetan sistem informasi manajemen terutama yang terkait dalam pengambilan keputusan. Berikut berapa poin kendala yang sering dihadapi dalam manajemen kearsipan 1. Kesalahpahaman pada konsep kearsipan. Kurangnya pemahaman yang komprehensif terhadap konsep arsip dan manajemen kearsipan dalam suatu organisasi atau kantor. Seringkali sebuah organisasi atau kantor mengesampingkan arti penting arsip dan manajemen kearsipan. Secara konseptual, hal ini merupakan kesalahan besar bagi setiap organisasi yang ingin terus tumbuh dan berkembang. Kesalahan konseptual ini nampak pada kurangnya penghargaan terhadap keberadaan arsip dan manajemen kearsipan. Arsip dan manajemen kearsipan kerap dipandang sebagai sebuah hal yang membosankan dan tempat buangan bagi karyawan. 2. Lemahnya sumber daya manusia pengelola Dikarenakan pandangan yang salah terhadap arsip dan manajemen kearsipan, maka investasi sumber daya manusia yang mengelola arsip juga seolah seadanya. Dalam arti pengelolaan arsip pada sebuah organisasi atau kantor seringkali dipasrahkan pada orang yang tidak memiliki pemahaman dan kemampuan yang cukup kompeten terhadap bidang kearsipan. 3. Kuantitas arsip Pertambahan volume arsip akan bertambah dan berkurang secara terus menerus, tergantung dari tingkat kebutuhan dan kerja suatu organisasi atau kantor. Penambahan arsip membutuhkan respon yang baik, agar keberadaan arsip tetap tertata dengan baik meski terus bertambah. Begitu juga halnya dengan pengurangan atau penyusutan arsip. Perlu dipikirkan pola penyusutan arsip yang tepat, agar arsip tetap bisa dijadikan acuan pihak management dalam pengambilan keputusan yang terkait dengan urusan organisasi atau kantor. 4. Kualitas arsip Di samping penambahan dan pengurangan arsip, sektor penyimpanan dan pemeliharaan arsip juga perlu diperhatikan. Hal ini bertujuan untuk menjaga keberadaan arsip tetap berkualitas. Dalam arti tidak mengalami kerusakan dan/atau kelapukan pada tempat penyimpanan. Karena jika terjadi kerusakan pada arsip yang disimpan itu berarti akan menimbulkan kerugian tersendiri bagi organisasi. 5. Tidak adanya sistem kearsipan yang baku Tidak adanya sistem kearsipan yang baku dalam sebuah organisasi menyebabkan keberadaan arsip akan carut marut tidak karuan. Hal ini sangat bertentangan dengan prinsip-prinsip dasar kearsipan dan merugikan organisasi itu sendiri. Lemahnya sistem pengawasan terhadap keluar masuknya arsip bisa menyebabkan hilang atau rusaknya arsip yang keluar dari tempat penyimpanan. Di samping itu juga perlu diperhatikan sistem kewaktuan peminjaman akses terhadap arsip. Hal ini terkait dengan kebutuhan pihak lain yang akan mengakses arsip yang sama. 6. Peralatan dan perlengkapan Meski tidak harus mahal dan mewah, peralatan dan perlengkapan penunjang manajemen kearsipan juga perlu diperhatikan. Dengan adanya peralatan dan perlengkapan khusus, diharapkan arsip dapat disimpan dan dirawat dengan baik. Begitu juga dengan tata penyimpanan peralatan dan perlengkapan. Harus menganut kaidah kemudahan akses bagi pengguna. 7. Perkembangan teknologi Laju perkembangan teknologi juga membawa permasalahan tersendiri bagi bidang kearsipan. Meski saat ini sudah banyak organisasi yang menerapkan sistem komputerisasi, manajemen kearsipan manual masih tetap dibutuhkan keberadaannya. Hal ini tidak terlepas dari begitu banyaknya arsip peninggalan masa lampau yang berbentuk manual. Namun demikian, perlu dipikirkan lebih lanjut tentang perubahan pengelolaan arsip dari sistem manual menuju sistem digital. Belajar Manajemen Kearsipan di Android Anda bisa dengan leluasa belajar tentang masalah-masalah kearsipan menggunakan buku elektronik berbasis Android yang sudah saya sediakan unduhannya di bawah ini. Unduh DI SINI Demikianlah bahasan saya tentang masalah-masalah dalam kearsipan. Semoga bermanfaat dan belajar semakin mudah dan menyenangkan. Masalah Pokok Kearsipan Menurut Para Ahli Dalam suatu organisasi kantor berbagai masalah kearsipan sering kali muncul dan seringkali menimbulkan terhambatnya penyelesaian aktivitas surat menurat dalam lingkunagan kantor. Berkaitan dengan hal tersebut, beberapa ahli berpendapat mengenai masalah-masalah pokok yang ada kaitannya dengan kearsipan. A. Menurut Moekijat Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan antara lain yaitu 1 Mengunakan sistem penggolongan klasifikasi yang salah 2 Pegawai-pegawai yang tidak terlatih 3 Organisasi yang kurang baik dalam perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas 4 Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu 5 Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan 6 Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan dan menghapuskan warkat-warkat 7 Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya. B. Menurut E. Martono Masalah yang sering timbul berkaitan dengan warkat, antara lain yakni 1 Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang 2 Warkat setiap hari selalu bertambah 3 Warkat ditemukan setelah lam mencari dan membongkari seluruh tumpukan data 4 Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat 5 Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat 6 Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih C. Menurut The Liang Gie Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang pada umumnya dihadapi oleh instansi-instansi berkaitan dengan hal-hal berikut 1 Tidak bisa menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sebuah surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi. 2 Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatan tidak mencukupi. 3 Pinjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sering sangat lama, bahkan terkadang tidak dikembalikan. 4 Tata kerja dan pealatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modrn, akibat dari pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur. Setelah mengetahui beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kearsipan, maka tentu saja kita harus mengetahui bagaiman cara memecahkan masalah kearsipan tersebut, antara lain dengan memperhatikan langkah-langkah berikut 1 Petugas arsip harus memenuhi syarat 2 Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat 3 Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan atau kontrol dan pengendalian yang ketat 4 Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman 5 Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada 6 Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan 7 Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih 8 Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai. Ruang Lingkup Kearsipan Ruang lingkup kegiatan kearsipan antara lain yaitu 1 Penciptaan dan penerimaan warkat 2 Pengumpulan dan penerimaan warkat 4 Pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip 5 Penyimpanan warkat/arsip Sebuah lembaga maupun perusahaan harus bisa menyimpan dokumen atau arsip penting dengan baik. Arsip tersebut memiliki banyak kegunaan, baik berhubungan langsung dengan pekerjaan yang sedang dilakukan maupun tidak. Kearsipan merupakan bentuk dari pertanggungjawaban perusahaan yang berisi setiap kegiatan yang telah dilakukan di perusahaan. Untuk mengurus kearsipan dengan baik, umumnya terdapat orang profesional yang secara khusus mengatur arsip-arsip penting di perusahaan maupun lembaga. Definisi Kearsipan Administrasi kearsipan merupakan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan bidang penyimpanan dokumen maupun surat. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi. Kearsipan merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan proses pencatatan, penerimaan, pengiriman, penyingkiran, serta pemusnahan suatu surat. Sementara itu, arsip merupakan catatan dalam bentuk warkat yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka, maupun gambar yang mempunyai tujuan atau makna sebagai bahan informasi serta komunikasi. Arsip tidak bisa disimpan secara sembarangan terdapat prosedur yang tepat dalam penyimpanan suatu arsip. Terdapat dua macam penyimpanan arsip, yaitu penyimpanan arsip sementara atau file pending dan penyimpanan tetap atau permanent file. Kearsipan memiliki peran sebagai pusat informasi yang dapat membantu seseorang mengingat suatu naskah tertentu. Kearsipan juga merupakan tempat untuk dokumentasi arsip. Arsip dapat dipakai oleh pimpinan perusahaan untuk mengambil suatu keputusan dengan tepat mengenai masalah yang sedang terjadi. Kearsipan memiliki banyak tujuan penting dalam pelaksanaannya. Berikut tujuan kearsipan, yaitu Kearsipan digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dari perusahaan atas pelaksanaan serta pengelolaan suatu usaha. Kearsipan ada supaya setiap bidang kerja dalam perusahaan tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang sudah tidak terpakai. Kearsipan akan memelihara arsip supaya tetap aman dan teratur. Apabila memerlukan arsip, bisa ditemukan dengan waktu yang cepat. Kearsipan akan menjaga kerahasiaan dari suatu arsip. Arsip dapat terjaga kelestariannya dengan baik. Fungsi Arsip Setiap perusahaan harus memiliki arsip yang tercatat dengan baik sebagai bentuk dokumentasi yang jelas. Arsip dapat digunakan untuk membantu pekerjaan yang sedang dilakukan saat ini maupun untuk kegiatan di masa depan yang memerlukan data-data terdahulu. Arsip memiliki fungsi yang cukup penting bagi suatu instansi. Fungsi arsip berdasarkan Drs. Anhar, yaitu Arsip adalah alat penyimpanan warkat. Arsip adalah alat bantuan untuk perpustakaan. Kearsipan merupakan penyimpanan secara teratur dan tetap untuk warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan. Arsip sebagai penyimpanan warkat-warkat dari keputusan yang telah diambil. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan atau pelaksanaan. Arsip dinamis masih digunakan secara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari. Berdasarkan fungsinya arsip dinamis memiliki sifat yang masih bisa berubah baik dari segi nilai maupun arti. Berikut fungsi dari arsip dinamis berdasarkan fungsi serta kegunaan, yaitu Arsip aktif merupakan arsip yang masih bisa dipakai dalam berlangsungnya suatu pekerjaan. Arsip aktif masih bisa diperoleh di unit pengelola perusahaan pada masa transisi antara aktif dan inaktif. Arsip semi aktif merupakan arsip dari segi frekuensi, yang dimiliki mengenai penggunaan telah mengalami penurunan pada masa transisi antara aktif dengan inaktif. Arsip inaktif merupakan arsip yang jarang dipakai dalam aktivitas kerja sehari-hari dan biasa disebut juga sebagai arsip semi statis. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipakai secara langsung dalam proses perencanaan maupun penyelenggaraan. Arsip statis adalah jenis arsip yang sudah tidak dipakai dalam aktivitas kerja suatu perusahaan secara langsung. Arsip statis adalah arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi secara khusus yang merupakan bahan pertanggungjawaban. Nilai Guna Arsip Nilai guna arsip merupakan arsip dengan nilai yang didasari manfaat untuk kepentingan pemakaian arsip. Terdapat dua jenis nilai guna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Berikut penjelasan nilai guna primer dan nilai guna sekunder, yaitu 1. Nilai Guna Primer Nilai guna primer adalah arsip yang mempunyai nilai tetapi didasari dengan kegunaan untuk pembuatan arsip. Nilai guna primer terdiri dari a. Nilai Guna Administrasi Nilai guna administrasi merupakan arsip yang digunakan sebagai kebijakan dan prosedur persyaratan saat terdapat suatu kegiatan. Hal tersebut hanya berlaku untuk organisasi yang membuat arsip. b. Nilai Guna Hukum Suatu arsip yang menjelaskan informasi dapat dipakai sebagai bahan untuk pembuktian dalam bidang hukum. Artinya, arsip memiliki hak dan kewajiban untuk jangka pendek atau jangka panjang bagi pegawai dari suatu instansi pemerintahan atau swasta yang ada di kontrak, sewa-menyewa, dan lainnya. c. Nilai Guna Keuangan Arsip dapat disebut memiliki nilai guna keuangan jika arsip mengandung setiap transaksi serta pertanggungjawaban keuangan. d. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi Arsip yang berisi data ilmiah serta teknologi dari hasil penelitian yang telah dilakukan. 2. Nilai Guna Sekunder Nilai guna sekunder adalah arsip yang mempunyai nilai tetapi didasari dengan kegunaannya untuk keperluan perusahaan atau umum. Arsip dapat digunakan sebagai bahan bukti serta pertanggungjawaban dari suatu kegiatan. Nilai guna sekunder arsip meliputi a. Nilai Guna Kebuktian Arsip memiliki fungsi untuk memperlihatkan fakta serta keterangan yang dapat dipakai untuk menjelaskan perihal pendirian suatu instansi, pengembangan serta fungsi dan tugas, dan menjelaskan hasil dari suatu tugas yang dilakukan dalam suatu kegiatan. b. Nilai Guna Informasional Arsip yang berisi mengenai segala macam kepentingan untuk sejarah dan penelitian. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan perundang-undangan serta sudut hukum, terdapat dua jenis arsip yang juga tercatat dalam Depkes No. 43 Tahun 1971. Berikut penjelasan dari jenis-jenis arsip, yaitu 1. Arsip Otentik Arsip otentik adalah arsip yang membubuhkan tanda tangan asli dengan tinta. Hal ini berarti bahwa tanda tangan tersebut bukan film maupun fotokopi. Tanda tangan digunakan sebagai bukti tanda yang sah dari arsip tersebut. Arsip otentik dapat dipakai sebagai bentuk bukti hukum yang sah. 2. Arsip Tidak Otentik Arsip tidak otentik adalah jenis arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli menggunakan tinta. Arsip tidak otentik bisa merupakan arsip bentuk film, mikrofilm, fotokopi, jenis keluaran hasil print out komputer, serta media komputer seperti disket dan bentuk lainnya. Arsip adalah dokumen yang sangat penting dan harus disimpan secara baik. Arsip perusahaan yang berisi catatan penting perusahaan bisa digunakan sewaktu-waktu, ketika diperlukan sebagai bukti penting dari suatu kegiatan yang telah terjadi.